Job Description Front Desk Agent :
Apa itu front desk agent ? Apa itu receptionist ? ....
Pertanyaan-pertanyaan seperti di atas sering terlintas saat kita sedang melakukan proses check in di sebuah hotel...
Front Desk Agent adalah... atau lebih dikenal dengan receptionist adalah... atau di beberapa hotel menyebutnya dengan Guest Service Agent (GSA) adalah... (halah adalah-adalah mulu.....) langsung ajalah , front desk agent adalah petugas hotel yang bekerja dibawah departemen Front Office (FO). Ya bener kebanyakan hotelier udah tau kalo FDA ikut departemennya front office...Terus , untuk menjadi seorang receptionist dituntut harus selalu tampil dengan performa yang terbaik , baik itu dari segi penampilan fisik maupun sikap dan perilaku... karena citra perusahaan pertama kali ditunjukan oleh anak-anak front desk meskipun ada faktor-faktor lain...Jadi tamu kalo ada apa selalu larinya ke front desk...entah itu by phone ataupun langsung.... Selain itu seorang Front Desk Agent harus bisa berkomunikasi dengan baik dan ramah serta memiliki pengetahuan yang luas karena sebagai duta hotel yang berkomunikasi dan bertatap muka langsung dengan tamu... dengan bahasa yang sopan , gerak-gerik tubuh yang tidak kaku alias luwes , dan bahasa tubuh yang fleksibel...dalam artian gak kaku gitu...
Front Desk Agent... juga sebagai pusat informasi segala aktifitas baik internal (staff hotel) maupun eksternal (tamu hotel) , oleh sebab itu menjadi seorang front desk agent akan langsung berhubungan dengan semua departemen didalam hotel dan tamu baik itu langsung maupun secara tidak langsung .
Sedang dalam hal pekerjaan , job description front desk agent receptionist sangatlah banyak dan harus diselesaikan tepat waktu sehingga efisiensi waktu dan kerja cepat dan teliti bagi seorang receptionist sangatlah penting dan kerjanya fleksibel...mana yang sekiranya bisa dikerjakan langsung diselesaikan...tidak boleh menunda-nunda...
 |
Front Desk Agent
Neo Eltari Hotel - Kupang |
Front Desk Agent termasuk dalam departemen operational FO bersama dengan departemen FB , departemen Engineering , departemen Houskeeping , dan departemen Security... yaitu departemen yang bekerja 24 jam/hari , 7 hari/minggu , 12 bulan/tahun dst... sehingga departemen operasional ini selalu ada dihatimu setiap saat setiap waktu ...
Adapun tugas utama dan tanggung jawab jobdesc front desk agent yaitu adalah sebagai berikut :
1. Menyiapkan daftar tamu dan menyiapkan kamar pada setiap kamar sesuai dengan permintaan yang dipesan ..
Jadi sebelum tamu check in , front desk agent harus sudah mem-block kamar sesuai dengan reservasi yang diminta...misal tamunya sudah request kamarnya type superior kita pilihkan type superior...misal tamunya minta smoking room kita pilihkan kamar yang smoking room... jangan sampai salah yaa karena tamu bisa komplain keras..
2. Membantu regristasi tamu dan memberikan kamar sesuai pesanan dan permintaan khusus
Regristasi meliputi fotocopy/scan ID Card , memastikan pesanan kamar seperti type kamar , lama tinggal , jenis pembayaran , tanda tangan regristation form , menjelaskan fasilitas hotel apa yang didapat oleh tamu serta menjelaskan waktu check out .
3. Mengetahui dan memahami semua prosedur dan metode pembayaran baik itu secara tunai , secara debet / kredit ataupun penagihan
Metode pembayaran seperti cash/tunai , debet card , credit card , bank transfer , penagihan ke perusahaan (guarantee letter) , penagihan ke travel agent (city ledger) dan sign on file (SOF) .
4. Memahami dengan benar status kamar dan layout atau denah kamar hotel , type kamar dan harga kamar (rate) hotel
Hukumnya adalah sunnah wajib dan tanpa terkecuali...
5. Mampu menjadi sales pasif dalam menjual kamar dan wajib mengetahui dan memberikan informasi semua fasilitas hotel kepada tamu
Setiap hotel mempunyai ketentuan yang berbeda mengenai rate kamar...ada yang menggunakan dynamic rate yakni harga kamar mengikuti okupansi saat itu , dan fixed rate yakni harga kamar tidak berubah dan tidak mengikuti okupansi saat itu..
6. Mengetahui cara membuat reservasi kamar untuk hari ini , besok dan seterusnya
Front desk agent harus paham soal reservasi..
7. Untuk hotel yang sudah menggunakan system perhotelan , receptionist harus menguasai cara operasional system tersebut
Setiap hotel mempunyai system berbeda-beda..
8. Memahami tata cara pemakaian House Bank
Selalu pahami tentang house bank , cek setiap pergantian shift , dan yang terutama selalu catat arus keluar masuk kas
9. Menggunakan etika telepon dengan baik dan benar
Selain etika reservasi , front desk agent juga terkadang merangkap sebagai operator telepon , terutama shift 3 (night shift)
10. Menghadiri training dan pertemuan internal hotel
Training dari luar sepert training merchant EDC , training dari internal seperti cross taining , GM Table dll wajib ikut karena front desk harus selalu uptodate
11. Melaporkan setiap kejadian yang tidak biasa atau permintaan sangat khusus kepada manager yang sedang bertugas (Manager On Duty) atau kepada FO Supervisor
Selalu koordinasi dengan atasan menyangkut hal-hal yang tidak biasa...
12. Mengetahui dengan sangat prosedural tentang keselamatan dan kondisi darurat
13. Menjaga kebersihan dan kerapian front desk
Meja gak boleh kotor harus selalu rapi... gak boleh kayak meja akunting , biasanya berserakan
14. Selalu siap untuk bekerja lembur diluar shift
Extend atau lembur sudah menjadi biasa bagi seorang fromt desk agent
15. Mematuhi semua peraturan hotel
Secara garis besar , jobdesc reception kurang lebihnya adalah seperti di atas... namun akan ada beberapa perbedaan antara hotel bintang dan non nonbintang... hal ini disebabkan dari jumlah staff yang bekerja... jadi seandainya kamu nanti akan bekerja di hotel budget maka pekerjaan kalian akan merangkap-rangkap...
Untuk job description front desk agent versi bahasa inggrisnya bisa didownload dibawah ini :
Sekian dan semoga bermanfaat... ^-^